Es ist Herbst, und deshalb wieder Zeit, einen Laternenumzug zu planen. Nun wird ja überall gefordert, es müsse Bürokratie abgebaut werden. Ich habe als Pastor einer Dorfgemeinde mal gesammelt, was man alles bedenken muss, wenn man ein Laternlaufen veranstaltet, so richtig dörflich, mit Kindern, Bratwurst, Jugendfeuerwehr und Pfadfinder mit Fackeln als Begleitung, Musik und allem was dazugehört. Ergänzt gerne in den Kommentaren, wenn ich etwas vergessen habe. Noch ein Hinweis vorweg: Wenn du jetzt erst anfängst, wird das richtig sportlich, besser man beginnt die Planung im März. Warum? Lies einfach weiter!

Grundsätzliches

Wenn ich als Kirchengemeinde ein Laternelaufen veranstalte, bin ich – das ist wichtig – Veranstalter, und zwar als Körperschaft öffentlichen Rechts. Das bedeutet prinzipiell, dass ich mich an alle Regeln und Vorschriften zu halten habe, und anders als Privatpersonen weder behaupten kann, Regeln nicht gewusst zu haben, oder nach Ermessen für mich auslegen zu dürfen. Wo kämen wir denn da hin. So sind zum Beispiel auch ehrenamtliche Helfer „Mitarbeiter“ im im Sinne eines öffentlich-rechtlichen Beschäftigungsverhältnisses. No Shit, Sherlock, ich habe nachgefragt. Also los geht es:

Ordnungsamt.

Natürlich muss ein Laternenumzug, der durch den öffentlichen Raum führt, beim Ordnungsamt angemeldet werden. Mit Zeit, Route und dergleichen. Wir nutzen öffentliche Straßen und Gehwege, es könnte sogar zu Lärmbelästigung durch singende Kinder kommen. Man hat als Veranstalter auch Ordner vorzuhalten, was ja kein Problem ist: Wir haben ja unsere Pfadfinder.

Kirchenkreispersonalverwaltung.

Moment, Pfadfinder als Ordner, also als Mitarbeiter? Müssen die nicht auch in der Personalverwaltung geführt werden? Vor allem: Wenn sie für ihre Mitarbeit eine Bratwurst gratis essen dürfen, sind das geldwerte Sachbezüge (Ernsthaft: in der Landeskirche Hannovers wurde das für Pastoren, die beim Altenkaffe ihren Kuchen umsonst essen schon mal durchexerziert!). Die müssen natürlich beziffert und ordnungsgemäß verbucht werden. Dazu brauchen wir natürlich einen Arbeitsvertrag und Sozialversicherungsnummer. Oh, dann sind die aber unter Mindestlohn, hoffentlich ist niemand volljährig, wobei das Ordnungsamt schon gerne erwachsene Ordner hätte. Aber vielleicht können wir sie als Ehrenamtliche mit Aufwandsentschädigung als „Übungsleiter“ einstellen, dazu ist nur ein zusätzliches Formblatt auszufüllen, bei dem die Jugendlichen versichern, auch sonst nichts zu verdienen. Also weder durch Babysitten, Nachhilfe, Zeitungsaustragen und womöglich als Übungsleiter in Feuerwehr und Sportverein. Dann bitte Nachweise beifügen, wieviel das jeweils ist.

Hauptamtliche

Ich würde auf bezahlte Beschäftigte verzichten. Also wenn du als Kirchengemeinde Trägerin eines Kindergartens bist, und Erzieherinnen mit ihren Gruppen da mitlaufen, dann musst du das als Arbeitszeit rechnen, und die Stunden aufschreiben und abbummeln lassen – aber ohne dass du dafür die Einrichtung schließt. Außerdem gibt es ein Arbeitszeitgesetz, also darf die Gesamtarbeitszeit nicht über 10 Stunden sein und auch die Ruhezeiten müssen eingehalten werden. Du musst die beteiligten Erzieherinnen oder SPAs also sowohl am Tag selber früher gehen lassen als auch am Folgetag nicht zu früh auf der Arbeit erwarten. Vergiss es lieber.

Berufsgenossenschaft.

Mitarbeiter sind versichert, auch Ehrenamtliche! Das ist eine gute Nachricht, denn wenn etwas schiefgeht, ist man doch dankbar, wenn jemand bezahlt. Das bedeutet aber auch, dass du natürlich alle arbeitsschutzrechtlichen Bestimmungen einhalten musst. Wo kämen wir denn da hin? Also bekommt jeder Mitarbeiter, vom Mann am Grill bis zum Pfadfinder mit der Fackel eine eigene individuelle Gefährungsbeurteilung. Wie gut, dass wir schon für die Personalverwaltung eine Personalakte angelegt haben. Denn die muss schriftlich dokumentiert abgelegt werden, falls mal jemand nachfragt. Welchen Gefahren durch Autoverkehr, Feuer, Hitze, Kälte, Nässe, Dunkelheit usw. sind unsere Mitarbeiter ausgesetzt? Daraus folgt, dass du ein Arbeitsschutzkonzept für den Umzug entwickelst, was die Gefährdungen nach bestem Wissen und Gewissen ausschließt. Erste Hilfe Material, Ersthelfer, Arbeitskleidung, Beleuchtung, Reflektoren und so weiter. Lass besser noch eine Fachkraft für Arbeitssicherheit drübergucken. Ja, haben wir natürlich auf Landeskirchenebene, falls der ehrenamtliche Beauftragte des Kirchengemeinderates unsicher ist. Und natürlich müssen alle Mitarbeiter über die Gefährdungen und ihr eigenes Verhalten zur ihrer eigenen Sicherheit belehrt werden. Da auch das dokumentiert werden muss, freut sich die Personalakte des 16jährigen Pfadfinders Bastian B. über ein paar weitere Blätter Papier.

Kirchenkreis Jugendwerk.

Wir haben ein Schutzkonzept für Kinder und Jugendliche. Das ist auch gut so, denn die Missbrauchsfälle in Einrichtungen und bei Veranstaltungen der Kinder- und Jugendhilfe sind unverzeihlich. Gerade wir als Kirche standen damit zu Recht in scharfer Kritik. Also machen wir es besser, und haben jetzt ein Schutzkonzept. So braucht jeder Mitarbeiter, der mit Kindern und Jugendlichen zu tun hat, ein erweitertes polizeiliches Führungszeugnis. Beantragt man beim Amt, Vordrucke (auf Papier, natürlich) gibt es beim Kirchenkreisjugendwerk, wir als Kirchengemeinde tragen die Kosten. Das Führungszeugnis muss dann natürlich geprüft und abgelegt werden. Wie gut, dass wir sowieso schon für jeden Fackelträger und Grillmeister eine Personalakte haben! Da wir uns auf das Führungszeugnis nicht allein verlassen dürfen (da steht ja nur drin, wenn bereits etwas passiert ist und verurteilt wurde!), haben wir zusätzlich noch eine Selbstverpflichtungserklärung. Für die braucht es auch eine Belehrung. Und dann wird die unterschrieben und kommt – zack! – in die Akte.

Kirchenkreisfinanzverwaltung.

Für alle Ausgaben brauchen wir Bons und Belege. Dabei müssen von jeder Person die etwas besorgt, die eigenen Ausgaben zusätzlich auf einem Abrechnungsbogen schriftlich gesammelt werden und die Überweisung auf ein anzugebendes Girokonto durch einen Bevollmächtigten des Kirchengemeinderates (also den Vorsitzenden, dessen Stellvertreter oder ein durch einen dokumentierten Beschluss bevollmächtigten Finanzausschuss) angeordnet werden. Barauszahlung oder Verrechnung mit Einnahmen ist nicht möglich. Einnahmen sind getrennt zu erfassen und zu dokumentieren, und direkt auf das Kirchenkreiskonto einzuzahlen. Eine große Freude wird die eingekündigte Umsatzssteuerpflicht für Kirchengemeinden sein. Dann brauchst du wahrscheinlich eine Registrierkasse wegen Bonpflicht. Und alle Belege für deinen Ausgaben brauchen ausgewiesene Mehrwertsteuer. Das wird ein Fest!

Gesundheitsamt.

Du willst Lebensmittel verkaufen? Das ist gut, aber haben deine Grillmeister auch eine Hygienebelehrung bekommen? Hast du überhaupt eine Gewerbeküche mit Fettabscheider und Co? Und wurden deine Mitarbeiter auf Salmonellen getestet? Oder willst du wirklich die Gesundheit deiner Gäste dem Zufall überlassen? Zum Glück ist „Corona vorbei“, sonst hätttest du auch zu dokumentieren, wie du Abstandsregeln, Maskenpflicht und Impfstatuskontrolle gewährleisten willst.

Alkoholausschank.

Wenn du einen Kasten Flensburger Bier oder eine Therme mit Glühwein mit an den Grillstand stellst, würde ich mich mal nach einer Alkoholausschanklizenz erkundigen. Und ob du diejenigen, die das Bier ausgeben auch über das Jugendschutzgesetz belehrt hast, dass sie gegebenenfalls nach dem Personalausweis fragen, wenn Bastian B. (ihr erinnert euch, der 16-jährige Pfad-Mitarbeiter von oben) ein Bier haben will. Und ist Alkoholgenuss mit dem o.g. Arbeitsschutzkonzept vereinbar und dem Schutzkonzept für Kinder und Jugendliche? Also ich würde es lassen, wird aber einigen fehlen.

GEMA.

Ihr wollt Laternelieder singen? Das hat den Charakter einer öffentlichen Aufführung. Da ein Laternenumzug kein Gottesdienst ist, musst du ihn auf jeden Fall bei der GEMA anmelden, und eine vollständige Liederliste einreichen. Auf Papier, möglichst. Denn nicht alle Laternelieder sind gemeinfrei, Rolf Zuckowski lebt noch, und zwar von seiner Musik. Also soll er auch sein Geld bekommen, wenn wir seine Lieder in den Straßen singen.

VG Wort.

Wenn du Liederzettel druckst, nur mit den Texten, ist das der GEMA übrigens egal, aber auch die Texte haben Rechteinhaber. Die sollten auf den Texten auch abgedruckt werden, also nicht einfach irgendwas zusammenkopieren, sondern erst recherchieren, dann dokumentieren. Und bei der VG Wort anmelden und bezahlen. Auch hier gibt es Rahmenverträge für Kirchengemeinden, aber die gelten in erster Linie für Gottesdienste.

Ökofaire Gemeinde.

Natürlich wollen wir als Kirche mit gutem Beispiel voran gehen, und haben uns ein Nachhaltigkeitskonzept gegeben. Deshalb wäre es schön, bei so einer Veranstaltung nicht nur darauf zu achten, sondern es auch zu dokumentieren, dass deine Liederzettel auf Recyclingpapier gedruckt sind, dass du vegetarische und vegane Alternativen zur Grillwurst hast, dass deine Nackensteaks aus kontrolliert biologischem Anbau sind und deine Grillkohle aus nachhaltiger Holzwirtschaft kommt.

Gendermainstreaming.

Dieser Text ist jetzt konsequent in der inklusiv gemeinten männlichen Form geschrieben. Mit schlechtem Gewissen, weil wir als Kirche ohne unser weiblichen und diversen Mitarbeitenden mausetot wären. Wir werden auch da ein Konzept brauchen: Wie werden wir der Diversität unserer Gemeinde gerecht? Und mit den Konzept kommen Dokumentationspflichten. Ich sollte mich wohl eigentlich darauf freuen. Aber Stand jetzt: Gendern ist wirklich unser geringstes Problem.

Feedback

Nun reden alle über Bürokratieabbau, und mich würde wirklich interessieren: Welche Regeln, Gesetze und Dokumentationspflichten können weg? Was haltet ihr für überflüssig? Was darf man einfach ignorieren? Oder sind Laternenumzüge heute für eine Dorfgemeinde einfach undurchführbar? Wir sind hier heilfroh, dass wir als Kirche raus sind, und die Freiwillige Feuerwehr als Veranstalterin auftritt. Aber Rückzug ist ja keine Lösung. Also schreibt eure Vorschläge in die Kommentare, Danke für Eure Aufmerksamkeit

Heidelbaer